TEAMbook – Systemlösung

ITB-Komponenten-3
Hauptkomponenten der ITB-Systemlösung
ITB-Anwendungen
  • Teamprofile
  • Persönliche Arbeitsprofile
  • Projekträume
  • Fachportale
ITB-Content
  • Minianwendungen (aus der Umgebung oder cloudbasiert)
  • Dokumente / Programme
  • Webseiten / Webservices
ITB-Basistools
  • VCS – Virtuelles CommunicationSystem
  • ITS – Internes TicketSystem
  • VMS – VideoManagementSystem
  • LMS – LinkMasterSystem
  • RES – REdaktionsSystem für persönliche Arbeitsprofile
  • CMS – ContentManagementSystem
ITB-Serverumgebung

Qualitätsgesicherter Bereich für den einwandfreien Betrieb des TEAMbooks

 

ITB-Demonstrator

Demonstratoren werden für die CPM-Themenarbeit verwendet. Sie bieten dem zukünftigen Nutzer viel Gestaltungsspielraum an und ermöglichen eine schnelle Kommunikation mit internen und externen Projektunterstützern.

Fallbeispiel für einen Demonstrator

Screen 1: Teamprofil

Teamprofil-Präsentation
Beispiel für ein Teamprofil im TEAMbook
Erläuterungen

Das Schaubild zeigt ein vorkonfiguriertes Teamprofil. Im Kopf befindet sich die Navigation zur persönlichen Arbeitsorganisation und vier Werkzeuge, mit deren Hilfe der Beratungs- und Coaching-prozess während der Benutzung des Demonstrators optimiert werden kann.

ICS-VCS
Highlights im Demonstrator – Werkzeuge

 

Unterhalb vom Kopf wird das Hauptmenü dieses Profils eingeblendet. Es bleibt genügend Gestaltungsraum für die Anordnung von Informations- und Toolboxen, für Bilder und für Instrumente der Kommunikation und Zusammenarbeit.

Screen 2: Nutzerprofil (Cockpit)

Cockpit-Präsentation
Beispiel für ein Nutzerprofil im TEAMbook
Erläuterungen

Das Schaubild zeigt das erste Arbeitsprofil eines vorkonfigurierten Nutzercockpits. Im Kopf befindet sich die Navigation zum HOME-Teamprofil und vier Werkzeuge, mit deren Hilfe der Beratungs- und Coachingprozess während der Benutzung des Demonstrators optimiert werden kann.

In der Mitte befindet sich das Hauptmenü dieses Profils. Die hier als Beispiel eingetragenen Menüpunkte führen zu weiteren Arbeitsprofilen des Nutzers.

Arbeitsprofile werden nach bekannten oder individuellen Arbeitsmodellen konfiguriert. Sie unterstützen zum Beispiel strukturiertes oder flexibles Arbeiten.

Es bleibt genügend Gestaltungsraum für die Anordnung von Informations- und Toolboxen, für Bilder und für persönliche Arbeitshilfen und Lernmittel.

 Screen 3: Nutzerprofil (Themen)

Themen-Präsentation
Beispiel für ein Nutzerprofil im TEAMbook
Erläuterungen

Das Schaubild zeigt ein weiteres Arbeitsprofil eines  vorkonfigurierten Nutzercockpits. Im Kopf befindet sich die Navigation zum HOME-Teamprofil und vier Werkzeuge, mit deren Hilfe der Beratungs- und Coachingprozess während der Benutzung des Demonstrators optimiert werden kann.

In der Mitte befinden sich Anzeige- und Bedienelemente des Ticketsystems. In diesem Screen sind drei Boxen angeordnet, die flexibles Arbeiten durch schnellen Zugriff auf Inbounds und schnelle Lieferung von Outbounds unterstützen.

 Screen 4: Nutzerpofil (Grundlagen)

Grundlagen-Präsentation
Beispiel für ein Nutzerprofil im TEAMbook

 

Erläuterungen

Das Schaubild zeigt ein weiteres Arbeitsprofil eines  vorkonfigurierten Nutzercockpits. Im Kopf befindet sich die Navigation zum HOME-Teamprofil und vier Werkzeuge, mit deren Hilfe der Beratungs- und Coachingprozess während der Benutzung des Demonstrators optimiert werden kann.

Das Hauptmenü dieses Profils verwaltet alle relevanten nahen und entfernten Dateiablagen. Über eine spezielle Box werden nach Aspekten des jeweiligen Arbeitsmodells verschiedene Ressourcen angeboten. Es bleibt genügend Gestaltungsspielraum für weitere Maßnahmen des Performance Managements.

Allgemeiner Lösungsansatz

ITB-Visitenkarte-B2
Allgemeiner Lösungsansatz für CPM

Der allgemeine Lösungsansatz für Corporate Performance Management besteht in der Lenkung und Steuerung eines kontinuierlichen Anpassungsprozesses des Unternehmens, der grundlegend auf das Management von Team-, Nutzer- und Prozessperformance ausgerichtet ist.

Aus Anforderungen und Analysen dieser Teilbereiche werden im Rahmen einer Projektorganisation Rollen-, Geschäfts-, Organisations- und Arbeitsmodelle angewendet, um entsprechende Gestaltungsräume für das Corporate Performance Management zu identifizieren.

Modelle
Modelle und Gestaltungsräume für das Corporate Performance Management

 

In diesen Gestaltungsräumen wird Themenarbeit geleistet, um am Ende für die Teams der Organisation, die Nutzer der Performance Plattform und die Geschäftsprozesse des Unternehmens die gewünschte Qualität und Wirksamkeit erreichen zu können.

Die Themenarbeit umfasst die inhaltliche Gestaltung und funktionale Ausstattung von Komponenten des TEAMbooks.

Solche Komponenten sind zum Beispiel

Nutzerprofile

Hierbei geht es hauptsächlich um die direkte Unterstützung von Mitarbeitern in ihren speziellen Rollen und bezüglich einer für sie optimalen Arbeitsorganisation zur Lösung ihrer Arbeits- und Lernaufgaben.

Teamprofile und Projekträume

Hierbei geht es hauptsächlich um Information fürTeams, deren Unterstützung im Prozess der Arbeit und des Lernens sowie um den Dialog zwischen der Team-/Projektleitung und den Mitarbeitern.

Fachprotale

Hierbei geht es hauptsächlich um die Bereitstellung von aktuellen Informationen und Wissensgut für eine optimale Umsetzung der definierten Geschäftsprozesse.

Schnittstellen und weitere Apps

Hierbei geht es im Rahmen der Architektur der vorgegebenen INKOBA® TEAMbook Lösung hauptsächlich um die Identifikation, Definition und Implementierung von Schnittstellen zu etablierten Systemen oder neuen Softwareanwendungen in der TEAMbook Umgebung.

Problemstellung

ITB-Visitenkarte-2
Allgemeine Problemstellung für das CPM

 

Mit dem Vortrag “TEAMbook Server im Business” soll für folgende Problemstellung eine branchenübergreifende Lösung vorgestellt werden. Das Problem lässt sich etwas so umschreiben: “Nur durch Veränderung kann das Bestehende Bestand haben”. Das Bestehende ist nachhaltiges Business mit Wachstum, was nur dann Bestand haben kann, wenn Unternehmen und Teams sich verändern. Dazu befähigt sie das Corporation Performance Management, welches im Kern des Vortrages stehen wird.

Die präsentierte Problemlösung ist ein komplettes branchenneutrales Leistungssystem. Es umfasst zum einen den sogenannten TEAMbook Server als das innovative Instrument der betrieblichen IT-Struktur und zum anderen verschiedene wissentechnologische Methoden und Modelle, die den Geschäftsprozess des Corporate Performance Management unterstützen.

Für eine effiziente Unterstützung von Unternehmen beim Corporate Performance Management wird zunächst auf das verwendete Prozess-Modell eingegangen. Damit soll von Anfang an klar sein, welche Aufgaben auf einen Kunden warten, wenn er eine nachhaltige Problemlösung will.

Für die erfolgreiche Anwendung dieses Prozess-Modells müssen vorher Ziele geklärt werden. Hierzu wird im Vortrag eine Analyse für Wachstumspotenzial vorgeschlagen, deren Ergebnis ein priorisierter Themenkatalog für mögliche Projekte und Maßnahmen sein kann.

Sind die Ziele und die Vorgehensweise klar, die IT-Voraussetzungen geschaffen, d.h. es wurde ein TEAMbook Server implementiert, dann kann mit der Umsetzung im Sinne einer zyklischen Projektarbeit begonnen werden.

Im Vortrag soll weiterhin auf die spezielle Bauart des INKOBA TEAMbooks eingegangen werden. Insbesondere auf die Trennung und Berücksichtigung von Rollen-, Geschäfts-, Organisations- und Arbeitsmodellen.

Im zweiten Teil des Vortrages soll ein aktueller Praxiseinsatz gezeigt werden. Erste Erfahrungen von der Umsetzung des Leistungssystems und den wirtschaftlichen Effekten werden veröffentlicht.

Schließlich soll im Ausblick auf spezielle Aspekte der verwendeten Wissenstechnologie eingegangen werden, wie sie zum Beispiel hier in den Blog-Beiträgen der Kategorien [1] bis [7] behandelt wurden.

CPM-Prozesse

| ITB - Demonstrator |

Das Schaubild zeigt die Geschäftsprozesse beim Corporate Performance Management für den Fall der Anwendung eines INKOBA® TEAMbook Servers.

GP-2
Unterstützender Geschäftsprozesse für Corporate Performance Management

[1] TEAMbook Implementierung

Im Ergebnis einer erfolgreichen strategischen Sensibilisierung bezüglich des Themas CPM und einer operativer Positionierung zu erforderlichen Maßnahmen werden in diesem Teilprozess mit der Implementierung des TEAMbook Servers die technischen Voraussetzungen für die folgenden Teilprozesse geschaffen.

Vorgehensweisen

Ein autorisierter IT-Dienstleister implementiert, unter Einhaltung einschlägiger Gesetzt, Richtlinien und Empfehlungen bezüglich Datenschutz und Datensicherheit, den TEAMbook Server als minimale Grundversion und konfiguriert mindestens folgende Komponenten: (1) Nutzer- und Rechteverwaltung, (2) ein TEAM-Profil, (3) ein NUTER-Profil, (4) eine Minimalkonfiguration  des Ticketsystems, (5) einen Demonstrator.

[2] CPM Analysen

In diesem Teilprozess werden in Workshops, Meetings und über Umfragen Potenzial für mögliche Themen transparent gemacht, nach Schwerpunkten geordnet und priorisiert.  Am Ende besteht Klarheit über die Vorgehensweise und die erforderlichen Ansprechpartner für die Themenarbeit des folgenden Teilprozesses.

Vorgehensweisen

Untersucht werden, getrennt nach Aufgaben der Unternehmens- und der Projektorganisation, (1)Teams und wie bei ihnen die ergebnisbestimmenden Teamfunktionen realisiert werden, (2) CPM-Schlüsselpersonen, wer diese sind, in welcher Rolle sie tätig sind, welche Inbounds sie benötigen, welche Ergebnisse von ihnen erwartet werden und (3) der Status der konkreten Prozesskettenbeteiligung in den Teams.

Die Ergebnisse der Untersuchungen werden dazu verwendet, um Demonstratoren für die Themenarbeit konfigurieren und diese dann den CPM-Schlüsselpersonen an die Hand zu geben.

[3] CPM Themenarbeit

In kleinen Projektgruppen wird Themenarbeit geleistet. Dazu erhalten die Schlüsselpersonen Zugang auf speziell für sie eingerichtete TEAMbook-Demonstratoren mit denen Profile, Projekträume und Fachportale gestaltet, getestet und evaluiert werden können.

Vorgehensweise

Von der Geschäftsleitung werden Etappenziele mit Themen aufgerufen, was zur Durchführung von Themenprojekten führt, die inhaltlich auf das Arbeitsfeld einer CPM-Schlüsselperson abgegrenzt werden. In solchen Themenprojekten arbeiten Berater, Coaches, IT-Dienstleister eng mit dem Auftraggeber zusammen. Die vorläufigen Ergebnisse fließen direkt in die jeweiligen Demonstratoren ein.

[4] CPM Integration

Von den Demonstratoren werden jetzt die freigegebenen Funktionen in den bereits implementierten ITB-Server übernommen und im Design an die gewünschte Gesamtlösung angepasst.

Vorgehensweisen

CPM-Schlüsselpersonen spielen für ihr spezielles Arbeitsgebiet beim Corporate Performance Management eine Vorreiterrolle.

Wenn der von ihnen verwendete Demonstrator einen angemessenen Reifegrad erreicht hat, dann wird bestimmt, welche anderen Teams und Nutzer von dem bisher gelaufenen Performanceverbesserungen profitieren sollten. Daraus entsteht die Anforderung an die IT, die entsprechende Maßnahmen plant und umsetzt.

[5] TEAMbook Wartung

Über den Lebenszyklus eines TEAMbooks fallen inhaltliche und technische Anforderungen an, die im Detail im Rahmen einer Wartungsvereinbarung vorzubereiten bzw. umzusetzen sind.

Vorgehensweise
Vorgehensweise – Präsentation

Fernunterstützung auf See

Hintergrund

Ein wissenstechnologisch empfohlene Weg für bessere Performance ist die sinnvolle Verknüpfung von bestehenden Fähigkeiten aller beteiligten Akteure und Stellen.

Dabei entsteht immer eine neue Strukturen, ein effektiver Wirkverbund – mit verbesserten Eigenschaften.

Fernunterstützung auf See
Referenzmodell für eine Betriebsunterstützung auf See

Konzept

Ein bestehenden Wirkverbund  von beteiligte Stellen und Akteuren mit verfügbaren Ressourcen bzw. Fähigkeiten erhält den Zugang auf die Performance Plattform, den INKOBA® TEAMbook Server. Dort stehen vorkonfigurierte Nutzer- und Teamprofile, virtuelle Projekträume und Fachportale in einer Grundausstattung zur Verfügung.

Durch ein sinnvolle Verknüpfung und ergänzende Ausstattung kann die neue Struktur so qualifiziert werden, dass sie zum Beispiel

  • ein zweckbestimmtes Wissensnetzwerk entsteht, welches dem Anfragenden sofort Unterstützung anbieten kann.
  • Kommunikationswege schnell verfügbar macht, um aufgetretene Störungen  oder Problemfälle kompetent und kostensparend mit Fernunterstützung zu beseitigen bzw. in den Griff zu bekommen.
  • Verfahren und Methoden des Condition Monitorings  (CM) effektiv unterstützt, um rechtzeitig Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben zu erfüllen und Ausfallrisiken zu vermeiden
  • Geräte und Software konfiguriert und verwaltet, um im Störfall eine schnelle Fernunterstützung zu ermöglichen

Business Intelligence

Business

Wie intelligent funktioniert ein TEAM in einer Organisation und wie leistungsfähig können die Mitarbeiter im TEAM wirklich sein? Welchen Kosten- und Leistungsanteil hat das TEAM am Business und wie kann die Intelligenz eines TEAMs beschrieben, bewertet und angepasst werden, wenn dazu ein Anlass besteht? Fragen, mit denen sich Experten in Projekten des INKOBA® Leistungssystems befassen.

TEAMCheck
Themen für den TEAM-Performance Check

Intelligenz

Es gibt diverse Vorstellungen und Begriffe für Intelligenz. Wir benutzen grundsätzlich eine Definition, die folgende Eigenschaften von Intelligenz in eine realistische Bewertung einfließen lässt:

  1. Die fachliche und methodische Anschlussfähigkeit
  2. Die Fähigkeit Entscheidungen zu treffen
  3. Die Fähigkeit der kreativen Erneuerung
  4. Die Fähigkeit sich mit anderen erfolgreich zusammen- und auseinander zu setzen
  5. Die Fähigkeit für sich oder andere für etwas Verantwortung zu übernehmen

TEAM-Performance

Im Kontext der INKOBA® Wissenstechnologie ist es wichtig, die Performance eines Teams als Ganzes und als Teil des ganzen Unternehmens zu bestimmen und sie bei Bedarf durch die Umsetzung bestimmter Maßnahmen anzupassen. Dabei geht es u.a. um folgende Aspekte:

  1. Sind alle Teamfunktionen hinreichend berücksichtigt?
  2. Sind die Rollen im Team optimal besetzt?
  3. Besteht Gefahr von Wissensverlust?
  4. Sind Wissenslücken zu erkennen oder zu erwarten?
  5. Sind Wissensbarrieren zu erkennen oder zu erwarten?
  6. Ist störender Wissens-/Informationsballast zu erkennen oder zu erwarten?
  7. Welche sinnvolle Unterstützung kann durch Anwendungen aus den klassischen IT-Bereichen wie zum Beispiel Business Intelligence, Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung usw. erzielt werden
  8. Wie sind Nutzer- und Teamprofile, Projekträume, Fachportale und Anwendungspools von TEAMbooks auszustatten?

Abgrenzung

Die INKOBA® Wissenstechnologie verwendet den Begriff Intelligenz bewusst nicht im Bezug auf eine einzelne Person, um persönliche Befindlichkeiten und scheinbare Überheblichkeiten von Anfang an auszuschließen. Vielmehr werden folgende Eigenschaften kommuniziert:

  1. Talentierte, begabte und hochbegabte Mitarbeiter
  2. Mitarbeiter mit besonderen Präferenzen hinsichtlich der Erfüllung von Aufgaben einer bestimmten Rolle im Team
  3. Motivierte und zuverlässige Mitarbeiter

TT – TEAMbook Tickets

Informationen zur Grundausstattung

An IT-Werkzeuge für das Corporate Performance Management werden hohe Anforderungen bezüglich eines schnellen und sicheren Informations- und Wissensaustausches gestellt. Auf zeitraubende E-Mail-Bearbeitung kann mit Hilfe eines  speziellen Ticketsystems zu Gunsten von mehr Performance verzichtet werden.

TTS
TEAMbook Ticketsystem

Systemkonzept

Tickets können überall im virtuellen Raum eines INKOBA® TEAMbooks neu erstellt werden. Dazu generiert das implementierte System ein individuelles Ticketformular einschließlich entsprechender Metadaten mit Informationen über den Kontext und mindestens einer Kategorie für die inhaltliche Zuordnung des zu bearbeitenden Tickets.

Damit können dort, wo es Sinn macht, Teilprozesse einfach automatisiert und die Handhabung performant gemacht werden. Anwender sparen Zeit und können zum Beispiel sofort durch entsprechende Zusatzinformationen bei ihren Entscheidungen im Prozess der Arbeit unterstützt werden.

Tickets posten

Mit wenigen Voreinstellungen lassen sich Tickets dann mit einem Klick an die gewünschten Nutzerprofile im TEAMbook senden, wo sie im Cockpit des Adressaten alle, einzeln oder gefiltert nach inhaltlichen Kategorien für nächste Schritte angezeigt werden.

Eingegangene Tickets annehmen oder zurückstellen

Auf einer speziell für flexible Arbeitsweise gestalteten TEAMbook Seite des persönlichen Nutzerprofils besteht die Möglichkeit, Tickets für die Bearbeitung anzunehmen, sie zurück zu stellen oder zu verwerfen. Die Bearbeitung von Tickets kann auf Grund der mitgeführten Informationen zum Kontext und zur inhaltlichen Zuordnung vom System dahingehend unterstützt werden, dass Tools und Informationskanäle kontextabhängig eingeblendet werden. Damit braucht der Anwender nicht zu blättern oder zu suchen.

Tickets anwenden – Beispiel Marketing

Fachportal-Fachgeschäfte
Tickets vom Typ Präsentationsticket

 

IT-Basis zur Wissenskonservierung

Die INKOBA® TEAMbook Lösung  für Corporate Performance Management basiert auf dem TEAMbook Framework. Links im Schaubild sind die wesentlichen Elemente zu erkennen, die erforderlich sind, um aus dem Grundsystem mit geeigneten Methoden die effiziente Kundenlösung zu konfigurieren.

ITB-Framwork-2
TEAMbook Framework zur Wissenskonservierung
 Metadaten

~ geben Auskunft über Systemanbieter, Systemnutzer, verwendete Technologien, Arbeitsstände, Versionen und andere Informationen

Dokumentation

~ betreffen alle Unterlagen und Aufzeichnungen, die für die Marke, das Produkt und die damit verbundenen Leistungen von Bedeutung sind.

Entitäten

~ sind Sammelbegriffe für die Konservierung von Wissensgut. Sie dienen der Strukturierung von großen Datenmengen.

Ressourcen

~ Dokumentation der zu einem TEAMbook Projekt gehörenden IT-Umgebungen mit den notwendigen Anwendungen und Daten.

Rechte und Rollen

~ hier werden diesbezügliche Anforderungen an ein TEAMbook Projekt festgehalten.

Schablonen

~ sind nach unterschiedlichen Screen-Designs vorgegebene Muster/Modelle für Bildschirmansichten.

Schaltflächen, Menüs, Selektoren, Masken, Views und Panals

~ sind Elemente für die Ausstattung/Gestaltung  von TEAMbook Screens, deren Verwendung vom Grundsystem zum Teil vorgegeben ist.

Kapseln

~ bezeichnet hier die Sammlung von Screens einschließlich den Elementen der Screenausstattung aber ohne eigene Datenverwaltung.

Screens – Bildschirmansichten

~ im TEAMbook gibt es ein Sortiment von grundlegenden Screen-Vorlagen, die jeweils zu einer Kapsel zusammengestellt und konfiguriert werden.

Funktionen

~ je nach verwendeter Basistechnologie wird hier eine Sammlung von bereitgestellten Bausteine für die Konfiguration von Eigenschaften verwaltet.

Generatoren

~ je nach verwendeter Basistechnologie werden hier Werkzeuge und Assistenten verwaltet, die Gestaltung und Funktion einer TEAMbook Anwendung unterstützen können.